Việc đảm bảo văn bản hiển thị rõ ràng và dễ đọc là yếu tố then chốt khi in tài liệu Excel. Điều chỉnh cỡ chữ một cách chính xác không chỉ giúp tối ưu hóa không gian trên trang giấy mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp của bản in. Dưới đây là các phương pháp chi tiết giúp bạn kiểm soát kích thước chữ khi in trong Excel.
1. Chỉnh Cỡ Chữ Trực Tiếp Trên Trang Tính Excel
Đây là phương pháp cơ bản và phổ biến nhất để thay đổi kích thước phông chữ gốc của văn bản. Bạn nên sử dụng cách này khi muốn thay đổi vĩnh viễn cỡ chữ của một hoặc nhiều ô dữ liệu.
- Chọn ô hoặc vùng dữ liệu: Nhấp chuột vào một ô, hoặc kéo chuột để chọn một dải ô mà bạn muốn điều chỉnh cỡ chữ. Để chọn toàn bộ trang tính, bạn có thể nhấp vào nút hình tam giác ở góc trên cùng bên trái giữa cột A và hàng 1, hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl + A. - Truy cập thẻ Home: Trên thanh công cụ ribbon, chọn thẻ Home.
- Điều chỉnh cỡ chữ trong nhóm Font: Trong nhóm Font, bạn sẽ thấy một hộp chọn số (ví dụ: 11) và hai nút Increase Font Size (A▲) và Decrease Font Size (A▼).
- Nhập trực tiếp một số vào hộp chọn để đặt cỡ chữ cụ thể.
- Sử dụng nút Increase Font Size để tăng cỡ chữ dần dần.
- Sử dụng nút Decrease Font Size để giảm cỡ chữ dần dần.
Sau khi điều chỉnh, cỡ chữ trên trang tính sẽ thay đổi ngay lập tức, phản ánh kích thước mới cho văn bản đã chọn.
2. Sử Dụng Chế Độ Page Layout (Bố Cục Trang) Để Tối Ưu Hóa Kích Thước Chữ Khi In
Chế độ Page Layout cung cấp một cái nhìn trực quan về cách tài liệu của bạn sẽ trông như thế nào khi in, bao gồm cả lề trang và ngắt trang. Điều này rất hữu ích để xem xét tác động của việc thay đổi cỡ chữ lên bố cục tổng thể của trang in.
- Chọn thẻ View: Trên thanh công cụ ribbon, nhấp vào thẻ View (Xem).
- Kích hoạt chế độ Page Layout: Trong nhóm Workbook Views (Chế độ xem sổ làm việc), chọn Page Layout (Bố cục Trang).
- Điều chỉnh cỡ chữ trực tiếp: Trong chế độ này, bạn sẽ thấy các trang in được phân chia rõ ràng. Bạn có thể quay lại thẻ Home và điều chỉnh cỡ chữ như bình thường. Khi bạn thay đổi cỡ chữ, bạn sẽ thấy ngay lập tức cách văn bản của bạn co lại hoặc giãn ra trên các trang in thực tế. Điều này giúp bạn dễ dàng căn chỉnh kích thước phông chữ sao cho phù hợp nhất với từng trang giấy mà không cần phải vào chế độ Print Preview nhiều lần.
3. Điều Chỉnh Cỡ Chữ Thông Qua Tùy Chọn Tỷ Lệ In (Scaling) Trong Page Setup
Phương pháp này cho phép bạn thay đổi kích thước hiển thị của toàn bộ tài liệu khi in mà không làm thay đổi cỡ chữ gốc trên trang tính. Đây là một cách hiệu quả để làm cho chữ to hơn hoặc nhỏ hơn trên bản in, đặc biệt khi bạn muốn vừa vặn nội dung vào một số lượng trang nhất định.
- Chọn thẻ Page Layout: Trên thanh công cụ ribbon, nhấp vào thẻ Page Layout (Bố cục Trang).
- Mở hộp thoại Page Setup: Trong nhóm Page Setup (Thiết lập Trang), nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Page Setup chi tiết.
- Chọn tab Page và tùy chỉnh Scaling: Trong hộp thoại Page Setup, chuyển sang tab Page (Trang). Tìm đến mục Scaling (Tỷ lệ). Bạn có hai lựa chọn chính:
- Adjust to: Nhập một tỷ lệ phần trăm vào ô này (ví dụ: 100% là kích thước gốc, 120% sẽ làm chữ to hơn 20% khi in, 80% sẽ làm chữ nhỏ hơn 20%). Đây là cách tuyệt vời để phóng to hoặc thu nhỏ tất cả các yếu tố trên trang in, bao gồm cả cỡ chữ, mà không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.
- Fit to: Chọn số trang mà bạn muốn tài liệu của mình vừa vặn (ví dụ: 1 page(s) wide by 1 tall). Excel sẽ tự động tính toán tỷ lệ thu phóng cần thiết để làm cho tất cả nội dung vừa vặn với số trang bạn đã chỉ định, điều chỉnh cỡ chữ tương ứng.
- Xác nhận thay đổi: Nhấp vào OK để áp dụng các thiết lập.
4. Sử Dụng Chế Độ Print Preview (Xem Trước Khi In) Để Kiểm Tra Và Chỉnh Sửa Cuối Cùng
Luôn luôn xem trước tài liệu trước khi in là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi thứ trông đúng như mong đợi và tránh lãng phí giấy.
- Truy cập Print Preview: Chọn thẻ File (Tệp) trên ribbon, sau đó nhấp vào Print (In).
- Kiểm tra bản xem trước: Giao diện Print Preview sẽ hiển thị bản xem trước của tài liệu của bạn ở phía bên phải. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng cỡ chữ, vị trí, ngắt trang và các lề.
- Thực hiện điều chỉnh bổ sung: Tại màn hình Print Preview, bạn vẫn có thể thực hiện một số điều chỉnh nhanh chóng thông qua các tùy chọn bên trái, chẳng hạn như Page Setup, Margins, Paper Size và Scaling. Nếu bạn cần thay đổi cỡ chữ trực tiếp trên trang tính, chỉ cần nhấp vào mũi tên quay lại để trở về trang tính và thực hiện thay đổi.
- Tiến hành in: Khi bạn đã hoàn toàn hài lòng với bản xem trước, nhấp vào nút Print (In) để bắt đầu quá trình in.
Các Yếu Tố Khác Ảnh Hưởng Đến Cỡ Chữ Khi In
Ngoài các phương pháp trên, một số yếu tố khác cũng có thể ảnh hưởng đến cách cỡ chữ hiển thị trên bản in:
- Lề Trang (Margins): Lề quá lớn sẽ làm giảm không gian hiển thị nội dung, đôi khi buộc Excel phải thu nhỏ chữ để vừa vặn.
- Khổ Giấy (Paper Size): Chọn đúng khổ giấy (A4, Letter, Legal…) trong Page Setup là cần thiết. Khổ giấy lớn hơn có thể cho phép cỡ chữ lớn hơn mà vẫn vừa vặn.
- Hướng Trang (Orientation): Hướng Dọc (Portrait) hoặc Ngang (Landscape) ảnh hưởng đến cách nội dung được bố trí và có thể gián tiếp ảnh hưởng đến việc bạn cần cỡ chữ to hay nhỏ để vừa với chiều rộng/dài trang.
- Vùng In (Print Area): Nếu bạn đặt vùng in cụ thể, Excel sẽ chỉ tập trung vào vùng đó. Điều này có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn việc cỡ chữ hiển thị như thế nào trong phạm vi đã chọn.
Bằng cách nắm vững các kỹ thuật này, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cỡ chữ trong Excel khi in, đảm bảo mọi tài liệu in ra đều chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ đọc.
